I consigli. Ecco come ridurre lo stress da riunioni virtuali

Passare molte ore, ogni giorno, davanti a un pc e partecipare a incontri on line può diventare molto pesante

Videoconferenze, webinar, riunioni on line interagendo con schermi e non con persone reali, telefonate infinite per aggiornarsi sui vari progetti. Sembrano questi gli elementi principali di ogni nostra giornata lavorativa da poco più di un anno. Fattori che, a lungo andare, possono generare stanchezza, fisica e mentale. Molti l’hanno chiamata zoom fatigue, ma indipendentemente dal nome, si tratta di un fenomeno prima sconosciuto che, a causa di chiusure intermittenti e duraturi, ha raggiunto i massimi livelli a partire da marzo 2020. Non importa se ci si veda su Zoom, Skype, FaceTime o WhatsApp, tutte le app che consentono le video-chiamate hanno su tutti noi lo stesso effetto: ci stancano e e chiunque, se può, cerca di limitarle al minimo indispensabile.

«Quello che è accaduto, a livello sanitario, nell’ultimo anno – dichiara Emanuele Franza, executive director di JHunters, brand di Hunters Group specializzato in ricerca e selezione di professionisti che abbiano maturato 3-5 anni di esperienza professionale e di giovani ad alto potenziale – ci ha obbligati a spostare riunioni dalle sale meeting ai nostri PC e, se almeno all’inizio questa novità poteva, in qualche caso, affascinarci ed incuriosirci, ora avvertiamo un leggero stress a causa del perdurare di questa situazione. Lavorare in smart working dalla propria casa, senza magari dover attraversare la città nel traffico per andare in ufficio, dovrebbe provocare meno affaticamento, ma le ore passate in videoconferenza possono essere pesanti. Ed è per questo che, per rendere questa situazione meno stressante dal punto psicologico, io consiglio di organizzare appuntamenti di breve durata (meno di un’ora), di preparare una scaletta con gli argomenti da trattare e di coinvolgere solo le persone davvero interessate a quell’incontro. Si tratta di piccoli accorgimenti, che però dopo un anno di lockdown, possono fare davvero la differenza».

Organizzare riunioni brevi. Parola d’ordine: rapidità. Bandire tutti gli appuntamenti che costringono le persone davanti a uno schermo per quattro (o addirittura otto) ore di fila perché è impensabile che si possa mantenere alto il livello di concentrazione per tutto quel tempo. Se necessario (se, per esempio, gli argomenti da trattare sono molti), optare, piuttosto, per incontri diluiti nel corso della settimana.

Creare una scaletta della riunione e, se possibile, condividerla prima con gli altri partecipanti. Evitare di andare a braccio, soprattutto perché si rischia di dimenticare dettagli importanti o perdere tempo inutilmente divagando su discorsi che non riguardano quell’incontro.

Preparare (poche) slide. Scrivere alcune parole chiave può essere molto per non perdere il filo del discorso, ma anche per mantenere alta l’attenzione di chi ascolta ed evitare che si distragga.

Invitare solo le persone davvero necessarie. Non ha nessun senso far partecipare 20 persone a un incontro se in realtà, per aggiornarsi su un certo tema o sbloccare un determinato lavoro, ne bastano tre. Troppe persone collegate rischiano di creare soltanto confusione.

Distribuire le call durante tutta la settimana. Dedicare un solo giorno alle varie call può non essere la strategia vincente perché quella giornata rischia di diventare davvero stressante. Meglio tutti i giorni, ma per poco tempo.

Tenere la videocamera accesa. Guardarsi in faccia, anche se attraverso uno schermo, può essere utile per aumentare l’interazione, favorire il dialogo tra i partecipanti e rendere meno difficile l’incontro per chi parla.

«Ci sono poi – aggiunge Franza – alcuni trucchi che possono essere molto utili anche quando si affrontano colloqui via web: indossare le cuffie, per esempio, può aiutare a ridurre i rumori di sottofondo e a rendere l’audio più pulito. Allo stesso modo, spegnere il microfono mentre parlano le altre persone permette di eliminare/limitare le interferenze. C’è un altro consiglio che reputo importante ma che è spesso sottovalutato: conoscere bene la piattaforma che si dovrà usare. Avere a che fare con uno strumento nuovo e mai sperimentato può rendere ancora più stressante una situazione già di per sé non facile. Meglio fare qualche prova prima, si eviteranno problemi magari nell’attivare l’audio, condividere lo schermo o inviare dei file».

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