Per azienda cliente operante nel settore delle energie rinnovabili siamo alla ricerca di un/una Receptionist appartenente alle Categorie Protette (L. 68/99).

La risorsa si interfaccerà internamente con tutti i dipartimenti e con tutti i clienti e fornitori.

Nello specifico, la risorsa di occuperà di:

– Assistenza alla direzione;

-Pianificazione del lavoro da svolgere ogni giorno, assicurandosi ogni

sera prima di lasciare la propria postazione, che la direzione non necessiti di ulteriore permanenza in azienda e informandosi circa eventuali appuntamenti per il giorno successivo, prevenendo l' arrivo di clienti, organizzando e pianificando l' agenda e gli appuntamenti;

– Gestione sala riunioni con pianificazione riunioni, prenotazioni sala, verifica e preparazione della sala ed eventuali servizi di ristorazione richiesti;

– Gestione della corrispondenza PEC in ingresso e in uscita, con relativa procedura di protocollo 

-Gestione e smistamento della corrispondenza ordinaria in ingresso e in uscita, con relativa procedura di protocollo 

– Compilazione e spedizione delle raccomandate secondo procedura;

-Invio documenti/plichi mezzo corriere;

-Accoglienza clienti con consegna tesserini entrata visitatore, con rilascio e

consegna dei documenti di riconoscimento, assicurandosi che venga effettuata la riconsegna dei documenti e se ci sono riunioni che si protraggono oltre l'orario lavorativo, interpellare la direzione e chiedere se c'è bisogno di ulteriore permanenza;

-Centralino e smistamento delle telefonate;

-Prenotazione viaggi, trasferte e relativi soggiorni (Hotel) facendo

riferimento alla procedura da attuare per le richieste di prenotazione

– Compilazione file programmazione di lavoro settimanale personale

operativo;

-Prenotazione viaggi e soggiorni del personale operativo;

– Verifica della corretta ricezione di fatture dei soggiorni, controllando importi

pattuiti e corrette date e nominativi degli ospiti, sottoponendo settimanalmente le fatture all'amministrazione per il pagamento;

– Invio tabella riepilogo trasferte della settimana precedente, comprensiva di

tutti i soggiorni prenotati, navi, aerei, con continuo aggiornamento per

eventuali modifiche di viaggi, e integrazioni degli stessi;

– Caricamento costi trasferte su gestionale

-Verifica estratti conto agenzia viaggi allegando mensilmente tutti giustificativi dei viaggi e biglietti prenotati e sottoponendo all' amministrazione la documentazione;

-Gestione per la predisposizione e stampa di brochure con fornitori esterni;

-Organizzazione eventi aziendali e partecipazione a fiere ed eventi esterni occupandosi del contatto con gli organizzatori, fornitori, clienti, gestione logistica e supervisione durante lo svolgimento dell'evento;

– Gestione e controllo delle Spese di Rappresentanza ed Omaggi

La risorsa ideale possiede: 

-Appartenenza alle Categorie Protette

– Esperienza Biennale nel settore

– Diploma

RAL e inquadramento saranno commisurati all'esperienza della risorsa.

Il presente annuncio è rivolto ad entrambi i sessi, ai sensi delle leggi 903/77 e 125/91, e a persone di tutte le età e tutte le nazionalità, ai sensi dei decreti legislativi 215/03 e 216/03.